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攻沙与荏苒
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2018-11-01 08:33:16 | 分类:默认分类 | 标签:

  建筑工程的竣工资料主要包含以下几方面的内容,例如文字、图表、声像等,这些资料都拥有不同程度的保存价值,因此对于工程实体来说是最为有利的保障。在竣工资料管理中,主要包括两个方面,一是对竣工资料的整理,二是对竣工档案的归档,在做好上述两方面的基础上,可以说建筑竣工档案就得到了有效的整理。本文重点分析了在建筑工程进行竣工资料整理的过程中存在的问题,并且找出有效的解决途径,希望可以为今后工程的发展提供有力的保障。

  1 当前工程竣工档案管理中存在的几点问题

  1.1 整编中存在的问题

  首先,在进行整编的过程中,主要包含三方面的问题,一是对于竣工资料的重要性认识不足,很多施工单位忽视了这项工作,因此在工程建设中缺少了有力的记录工程实际情况的依据,施工企业对于工程质量予以关注是正确的,但是不能一味的只注重工程质量而忽视了对竣工资料的管理,所以并没有下功夫去培养一些优秀的工作人员,并且也没有严格制定规范化的竣工资料,没有整编条件,因此造成资料管理人员的缺失。二是在资料整编的过程中并没有与工程建设实现同步发展。很多建筑企业在日常建筑工程施工的过程中就忽视了对资料的收集与整理,直到竣工验收前后才想起要进行整编,此时的资料收集根本无法保证完整性,所以一些施工企业就会闭门造车,由此产生原始资料缺失以及数据收集失真等现象。三是在施工现场,对于现场资料员的岗位设置不合理,在设置这一岗位时,因为需要多个部门共同完成,并且人员调动频繁,所以一些施工企业为了控制施工成本质量,降低工程建设的复杂程度,就会选择不设置资料员,或者设置兼职资料员,这样做引发的后果就是造成资料整编缺少统一性,原始资料的收集也会出现丢失或者重复的现象。

  1.2 归档与存档中存在的问题

  除了整编过程中容易出现问题外,在资料归档的过程中也会因为建筑企业在管理方面的松懈而造成一系列的隐患。除此之外,资料员的经常变动也为工程竣工资料的管理问题造成一定的麻烦,例如经常会出现资料迟交或不交的现象,有些资料管理人员的能力有限,责任心方面也有所欠缺,因此在出现问题时无法有效的解决,造成工程竣工资料的归档不完整。

  在存档时主要存在的问题是出现了人为或者自然损坏的状况。日常管理的过程中,有些资料一旦借出去后,就无法收回也是常见的现象之一,归档资料长期以来也没有定时定期的进行整理,具有十分混乱的状况,因此造成竣工资料不能得到高效的利用。长此以往,必然会对建筑工程造成损失。

  2 对竣工资料进行管理的措施

  首先,在工程竣工资料进行管理的过程中,相关领导一定要起到带头性的作用,将这一工作内容重视起来,这样才能带动下属,同样认识到对竣工资料进行管理的重要性。领导要在国家政策法规、典型案例以及行业动态等方面多下功夫,加大对资料管理人员的培训工作,无论是在经济、技术,或是在人员方面都要加大力度,这样才能提高自身的管理意识,将工程竣工的资料管理问题做得更好。

  其次,作为建筑工程的重要记录,竣工档案管理的相关管理者需要具备高度的责任心以及专业的能力,需要不断培养这方面的专业人才,定期开展专业技术培训工作,从材料的整编做起,直到归档以及存档的每一个环节都要做到最好。积极的吸取同行业相关工作者的工作经验,在工程技术的学习方面多下功夫,在考核时将制度作为主要的形式,以便令他们拥有处理资料的综合能力。只有严格的对资料管理人员进行专业化的培训,才能从根本上落实工程竣工资料的有效管理。

  第三,健全组织机构,重视资料管理岗位。建筑企业要在日常管理中设置严密的竣工资料管理机构,具体到每个工程项目上实行项目经理负责制,并选派干练、沟通力强、有经验的专门资料员统一对本项目竣工资料的整编负责,对移交的竣工资料设置专门存储场所,管理人员进行管理,确保竣工资料的安全性。

  第四,建立健全的竣工资料管理制度。根据建筑企业自身实情制定合适的竣工资料管理制度,具体内容如:岗位设置、数据单位、书写纸张、图纸落款、资料内容、依据规范、移交时间、归档职责、存档办法、激励机制等,使竣工资料管理走向规范化。

  第五,量化竣工资料的日常管理,并将其纳入员工的年度考核范围。日常管理工作的好坏,对竣工资料的整编和归存档有着极大影响,具体量化事项很多,以归档为例:建筑企业的档案室管理员在接收资料时要反复查点原始资料、核对试验报告、查对目录内容、签字盖章、设计图纸等才能收归档案室,对收归后的竣工资料进行统一编号、资料袋标注、登记资料内容件数、归档时间、交接人员等,对诸如此类的日常管理进行量化,并把量化结果纳入年度考核,作为员工经济激励的依据。

  第六,加强竣工资料整编的过程控制,实施分阶段管理。对于竣工资料整编,要在工程开工前就根据整个工程项目计划安排相应的时间段来实现竣工资料整编与施工进度的"三同步",即竣工资料收集与工程项目立项开始同步;竣工资料形成与工程项目施工过程同步;竣工资料验收与工程项目完工验收同步,保证工程建设进展到一个阶段,资料收集整编完成到一个阶段,工程项目完工一个,资料移交清楚一个。

  最后,严把竣工验收关,树立为业主服务的品牌效应。工程竣工验收不仅要求项目管理部门、监理工程师严格审查,更要求建筑企业严格自审,本着以为业主服务为出发点,由技术负责人牵头,项目经理负责,认真审查原始资料、竣工图是否准确、完整,文字资料是否恰当,组卷是否合理,确保高质量提交最终竣工资料报告。竣工资料存档后,由办公室和技术部门定期联手检查档案室竣工资料存档情况,最终树立自己的品牌效应,赢得与业主合作的机会。

  结束语

  工程项目竣工资料管理是工程建设过程中不可缺少的一项重要工作,是对工程从开工到验收全过程的完整、准确、系统、全面、真实的记录和反映,是在建工程及今后维护的载体。这更需要我们建筑企业自律,做好竣工资料作为竣工结算和工程移交的依据,避免以后可能引起的纠纷,在质量终身制的年代显得尤为重要。

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